Wanneer is de implementatie van Lean Six Sigma succesvol

Auteur: Patrick van Duren, Share4

10 september 2015

“Hoe bepalen we of de inzet van Lean Six Sigma succesvol is?” De reacties die wij ontvingen op dit dilemma laten zien dat 100 verbeteringen met een totale besparing van €100.000 de voorkeur heeft boven 3 verbeteringen met een totale besparing van €200.000. Dit dilemma waarbij men moest kiezen uit deze twee antwoorden heeft een duidelijke keuze opgeleverd. In totaal kiest 66,7% van de respondenten voor deze indicator voor succes. Een overtuigende meerderheid.

Is het dan niet slim om juist met een paar verbeteringen een groot resultaat te bereiken? Veel Lean Six Sigma professionals, die op een projectmatige manier verbeteringen realiseren, beginnen niet eens aan een verbetering als de potentiele besparing minder is dan €100.000. Een keuze die goed te verdedigen is aangezien prioriteit en focus toegekend moeten worden bij het projectmatig verbeteren van processen. De, veelal beperkte, resources kunnen dan beter ingezet worden op de verbetering van processen die een aanzienlijk resultaat beloven op te leveren, dan tijd te investeren in processen met een beperkt verbeterpotentieel. Deze benadering herkennen we uit de Six Sigma toepassing van GE, één van de eerste bedrijven die deze methode grootschalig toepaste en dit nog steeds heeft ingebed in de organisatie. De focus op kwaliteit en efficiëntie resulteerde in besparingen tot wel $1 miljard in het 3e jaar waarin Six Sigma werd toegepast (Eckes, 2003). Het selecteren van projecten vanuit de strategie van de organisatie was daarin van groot belang.

Toch geeft men in dit dilemma de voorkeur aan meer verbeteringen met een relatief lagere besparing. Vanuit de reacties van de respondenten kunnen we daar een tweetal verklaringen voor geven. Enerzijds wordt aangegeven dat klanttevredenheid een belangrijkere doelstelling is dan besparing. Anderzijds wordt het vliegwiel van samen verbeteren benoemt; “Met 100 verbeteringen binnen een bedrijf hebben meer medewerkers te maken dan met 3 verbeteringen.”

Dit betekent dat het van belang is om te bepalen wat het doel is dat je met Lean Six Sigma wilt bereiken. En of je dit doel wilt bereiken met projectmatig verbeteren of incrementeel verbeteren. Met verbeterprojecten kan je in een korte tijd een grote stap zetten in de prestatie van een proces. Door een duidelijke focus van de organisatie kunnen aanzienlijke besparingen worden gerealiseerd. Kies je voor incrementeel verbeteren, dan kies je voor kleine stapjes in de verbetering van een proces. Deze aanpak geeft je de mogelijkheid om meer medewerkers te betrekken in het verbeterproces en daarmee om op de lange termijn wellicht een grotere verbetering te realiseren.

In onze optiek is er een derde element dat van belang is in de keuze. Namelijk de verandering van gedrag. Continuïteit in verbetering van prestaties, en daarmee structureel veranderen en verbeteren, bereik je alleen als het gedrag van je medewerkers ook gericht is op reflectie en verbetering van (eigen) werkzaamheden. Steven J. Spear beschrijft dit in zijn Harvard Business Review artikel “Learning to lead at Toyota”. De manager die wordt opgeleid binnen Toyota wordt geleerd om zo veel mogelijk verbeteringen door te voeren. Een goed proces is niet goed genoeg, het kan altijd beter. Hoe klein de verbetering ook, het zal allemaal bijdragen aan een betere prestatie. En nog belangrijker, door continu kritisch te blijven op het proces en te streven naar perfectie, ontwikkel je een gedrag van verbeteren. Je kunt niet meer naar een proces kijken zonder te denken hoe het beter kan. Als iedere medewerker dit gedrag zou vertonen zijn we continu bezig met de verbetering van processen en komen de (financiële) resultaten vanzelf.

Wij kiezen ook voor 100 verbeteringen met een totale besparing van €100.000. Het aanleren van het gedrag zoals beschreven door Steven J. Spear zorgt voor continuïteit, het stimuleert samenwerken en omdat iedereen participeert en samen succes realiseert is verbeteren leuk! De ingrediënten voor een slanke, wendbare en winstgevende organisatie.